Privatlivspolitik (GDPR)

Copenhagen Event Company ApS

Senest opdateret: 7. juli 2026

  1. Dataansvarlig

Copenhagen Event Company ApS (herefter “CEC”) respekterer dit privatliv og behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 (GDPR), den danske databeskyttelseslov samt øvrig relevant lovgivning.

Dataansvarlig

Copenhagen Event Company ApS

CVR-nr.: 40711805

Østvej 13 C, Esbønderup

DK-3230 Græsted

E-mail: bo@cecevent.dk

Telefon: +45 25 90 12 12

Hjemmeside: www.copenhageneventcompany.dk

  1. Hvem er vi?

Copenhagen Event Company ApS er et professionelt eventbureau (PCO – Professional Congress Organiser), der planlægger og gennemfører konferencer, kongresser, møder, firmaarrangementer og events i Danmark og internationalt.

Vi behandler kun personoplysninger, som er nødvendige for at kunne levere de aftalte ydelser.

  1. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Afhængigt af arrangementet kan vi behandle følgende oplysninger:

  • Navn
  • Titel
  • Virksomhed/organisation
  • Adresse
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer
  • Nationalitet (hvis relevant)
  • Flyoplysninger
  • Hotelreservationer
  • Ankomst- og afrejsetidspunkter
  • Deltagelse i arrangementer
  • Faktureringsoplysninger
  • Kostønsker og allergener
  • Handicap- eller adgangsbehov
  • Visa-oplysninger og invitationsbreve
  • Korrespondance via e-mail
  • Fotografier og videooptagelser fra arrangementer
  • Andre oplysninger, som er nødvendige for gennemførelse af arrangementet.

Vi behandler ikke flere oplysninger end nødvendigt.

  1. Formål med behandlingen

Vi behandler personoplysninger for at kunne:

  • administrere tilmeldinger
  • udsende bekræftelser og praktisk information
  • planlægge og gennemføre konferencer og events
  • booke hoteller, transport og øvrige ydelser
  • udarbejde navneskilte og deltagerlister
  • håndtere fakturering og regnskab
  • udstede invitationsbreve til visaformål
  • kommunikere med deltagere, kunder og leverandører
  • overholde lovgivning, herunder bogføringsloven.

  1. Behandlingsgrundlag

Vi behandler personoplysninger på følgende grundlag:

GDPR artikel 6, stk. 1, litra b

  • Opfyldelse af en kontrakt eller foranstaltninger forud for en kontrakt.

GDPR artikel 6, stk. 1, litra c

  • Overholdelse af retlige forpligtelser, herunder bogføringsloven.

GDPR artikel 6, stk. 1, litra f

  • CEC’s legitime interesse i at planlægge, gennemføre og dokumentere arrangementer.

GDPR artikel 6, stk. 1, litra a

  • Samtykke, hvor dette er nødvendigt, eksempelvis ved udsendelse af nyhedsbreve.

Hvis vi behandler oplysninger om kostallergier eller særlige adgangsbehov, sker dette kun, når det er nødvendigt for arrangementets gennemførelse og i overensstemmelse med GDPR artikel 9.

 

  1. Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver kun oplysninger, når det er nødvendigt for arrangementets gennemførelse.

Dette kan omfatte:

  • hoteller
  • konferencecentre
  • restauranter
  • transportleverandører
  • cateringfirmaer
  • trykkerier (navneskilte)
  • tekniske leverandører
  • offentlige myndigheder ved visaansøgninger
  • kunden, hvis dette er en del af den aftalte opgave.

Vi sælger aldrig personoplysninger til markedsføringsformål.

  1. Underdatabehandlere

CEC anvender blandt andet følgende underdatabehandlere:

  • Microsoft 365 Business (e-mail, dokumenter og OneDrive)
  • Conference Manager (registrering og deltageradministration) ISO 27701
  • e-conomic (bogføring og fakturering)

Der er indgået databehandleraftaler med relevante leverandører i overensstemmelse med GDPR artikel 28.

  1. Internationale overførsler

Som udgangspunkt behandles personoplysninger inden for EU/EØS.

Hvis personoplysninger overføres til lande uden for EU/EØS, sker dette kun på et gyldigt overførselsgrundlag, eksempelvis Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) eller et andet lovligt overførselsgrundlag.

  1. Opbevaring af personoplysninger

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt.

Normale opbevaringsperioder er:

  • Deltagerregistreringer: 2 år efter arrangementets afslutning.
  • Fakturaer og regnskabsmateriale: 5 år.
  • E-mails: Så længe de er nødvendige for den konkrete opgave.
  • Samtykker: Indtil de tilbagekaldes eller ikke længere er relevante.

  1. Informationssikkerhed

CEC har implementeret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder:

  • Multifaktorgodkendelse (MFA), hvor relevant
  • Personlige brugerkonti
  • Adgangskodepolitik
  • Automatisk skærmlås
  • Antivirus og løbende sikkerhedsopdateringer
  • Rollebaseret adgang til oplysninger
  • Opbevaring af dokumenter i Microsoft OneDrive
  • Fortrolighedspligt for medarbejdere
  • Løbende vurdering af informationssikkerheden.

  1. Cookies

Vores hjemmeside anvender cookies.

Nødvendige cookies anvendes for at sikre, at hjemmesiden fungerer korrekt.

Statistiske og eventuelle markedsføringscookies anvendes kun efter dit samtykke via vores cookiebanner.

Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit samtykke.

  1. Dine rettigheder

Du har efter GDPR ret til:

  • indsigt i dine personoplysninger
  • berigtigelse af urigtige oplysninger
  • sletning (“retten til at blive glemt”), hvor betingelserne er opfyldt
  • begrænsning af behandlingen
  • dataportabilitet
  • at gøre indsigelse mod behandlingen
  • at tilbagekalde et samtykke
  • ikke at være genstand for automatiske individuelle afgørelser, hvor lovgivningen giver denne ret.

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på bo@cecevent.dk.

  1. Klage

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at klage til:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby

Danmark

www.datatilsynet.dk

  1. Ændringer

CEC forbeholder sig retten til løbende at opdatere denne privatlivspolitik som følge af ændringer i lovgivningen eller vores behandling af personoplysninger.

Den nyeste version vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside.

Kontakt

Har du spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte:

Copenhagen Event Company ApS

CVR 40711805

Østvej 13 C, Esbønderup

DK-3230 Græsted

Telefon: +45 25 90 12 12

E-mail: bo@cecevent.dk